Communiceer regelmatig

Om met je project op koers te blijven en deadlines te halen, kan regelmatig communiceren over de status van taken, verwezenlijkingen van het team, mijlpalen,… je een flinke stap vooruit helpen.

“We hebben een wekelijkse nieuwsbrief nodig.”

“Interne communicatie zal dat op het intranet zetten.”

“We zetten een Teams op en zetten daar alles neer. Iedereen in het project kan dan volgen.”

Het is maar een greep uit de mogelijke reacties als het verloop van de projectcommunicatie ter sprake komt. En ze kunnen stuk voor stuk een legitiem onderdeel van de projectcommunicatie vormen, als die binnen de structuur en de cultuur van je organisatie passen. Maar projectcommunicatie omvat veel meer dan dat: een vergaderverzoek met een goed afgelijnde agenda, een terugkerende live meeting, … ook dat zijn allemaal vormen van communicatie. Maar wat vertel je nu precies wanneer, aan wie en in welke vorm?

Communicatieplan loont de moeite

Een beetje googelen of chat gpt’en en je vindt al snel wat voorbeelden van mogelijke leidraden voor projectcommunicatie. Welke voor jou werkt, hangt samen met de cultuur en de structuur van je organisatie. Het is dus zeker een goede zaak om voor je aan het project begint af te stemmen met leidinggevenden die bij je project betrokken zijn, HR, interne communicatie, … Zij kunnen al wat inzichten bieden in wat zeker voor hun team werkt of waar je mogelijke valkuilen kunt tegenkomen.

Algemeen kun je wel stellen dat je met dit communicatieplan al een heel stuk vooruit komt:

• Identificeer alle betrokkenen (intern en extern) bij het project

De kernmedewerkers zal je heel snel in kaart kunnen brengen, maar bekijk de betrokkenen over de hele tijdslijn van het project. Iemand die pas in de tweede tijdshelft betrokken is, zie je bij de aanvang al te snel over het hoofd.

• Leg communicatiedoelstellingen vast

Wat wil je voor elk van die betrokkenen bereiken met je communicatie? Je zal bijvoorbeeld met de communicatie aan het projectteam andere dingen willen bereiken dan met die aan het management.

• Bepaal de verschillende communicatiekanalen die je kunt inzetten

E-mails, interne nieuwsbrief, vergaderverzoeken, whatsapp, kick-offs, … Maak goede afspraken en houd je aan de vooropgestelde methode, zodat iedereen weet waar hij achteraf zaken kan terugvinden. Denk hieraan: niet iedereen hoeft van alles tot in de details op de hoogte te zijn. Stem je kanaal ook af op je stakeholder: houdt een bepaald team bijvoorbeeld elke week een teammeeting, probeer daar dan regelmatig langs te gaan in plaats van aparte vergaderingen te beleggen.

• Leg vooraf de frequentie van de communicatie vast en vooral hou je eraan

Het creëert vertrouwen in het project bij je ontvangers als ze op de beloofde tijdstippen nieuws krijgen. Laat het nieuws uitzonderlijk eens op zich wachten, verwittig daar dan ook over.

• Bepaal wie de communicatie-updates geeft

In de praktijk zal dat doorgaans de project manager zijn, maar gebeurt het dat iemand anders voor een update moet instaan, vermeld dat dan ook duidelijk in je communicatieplan.

Is dit rocket science?

Niet meteen. Maar het is wel een denkoefening die loont als je bereid bent er wat tijd in te investeren. Het levert je tegelijkertijd een werkbare matrix op die je gedurende het hele project op koers houdt. En als je ‘m effectief ophangt, werkt hij nog goed als kattenbelletje voor jezelf ook.