De process owner: wie of wat?

Een process owner engageert zich voor het goede beheer van een bedrijfsproces. Dat kan zowel een proces binnen een afdeling zijn of over de verschillende afdelingen van een organisatie heen. Zijn doel: dat proces als geheel opvolgen, evalueren en verbeteren. Zo’n process owner neemt de verantwoordelijkheid om focus op het proces te hebben én te houden.

Niet iedereen is per definitie geschikt als process owner: de persoon die je aanduidt – of beter nog: die zichzelf aanbiedt, moet er in de eerste plaats belang bij hebben dat het proces waarvoor hij verantwoordelijk is op rolletjes loopt.

Regisseur

Een goede process owner bevindt zich idealiter middenin een organisatie: liefst van al staat die medewerker tussen de collega’s zodat hij ziet en voelt hoe de stappen in het proces effectief verlopen. Anderzijds beschikt hij beter ook over enige maturiteit in de organisatie zodat hij het overzicht ziet en de strategische bedrijfsdoelen kent. Zie het als de regisseur op een filmset: te midden de acteurs aanwijzingen en richting geven met aandacht voor het grotere plaatje en uiteindelijke doel.

Verantwoordelijkheden

Een process owner voert zijn rol doorgaans in combinatie met een andere rol uit; slechts in uitzonderlijke gevallen gaat het om een voltijdse functie. Zijn verantwoordelijkheden bestaan onder andere uit:

• Identificeren: welke processen zijn er en wat zijn de prioriteiten?
• Determineren: hoe zien de processen er specifiek uit?
• Analyseren: wat kan beter? Waar zit de waste?
• Ontwerpen: van AS IS naar TO BE, hoe moet het proces er in de toekomst uitzien?
• Afstemmen: liggen de procesdoelen in lijn met de strategie van de organisatie?
• Verbeteren: samen met de belanghebbenden de veranderingen in het proces en vervolgens de software opvolgen.
• Informeren: zorgen voor voldoende en tijdige afstemming met alle betrokkenen, eventueel gecombineerd met training.
• Monitoren: leveren de gevoerde veranderingen het gewenste resultaat op? Vervalt de organisatie niet in de oude werkwijze? Blijft ze de nieuwe werkwijze volgen?
• Motiveren: belanghebbenden helpen om focus te houden, de voordelen van procesgericht werken (efficiëntie, effectiviteit, kwaliteit, tijdigheid) blijven benadrukken.

Vaardigheden en uitdagingen

Als process owner wil je de samenwerking tussen de verschillende stakeholders in je proces vloeiend houden. Idealiter beschikt zo’n process owner over een aantal vaardigheden:

• leiderschapskwaliteiten
• procesdenker
• empathische ingesteldheid
• analytisch sterk, maar tegelijk toch het geheel kunnen zien
• goede communicator
• klantgedreven

Zeker de sociale vaardigheden vallen niet te onderschatten: als je processen die soms al jarenlang op dezelfde manier uitgevoerd worden verandert, kan je wel wat tegenstand verwachten.

Zo’n rol als process owner houdt dus ook wel wat uitdagingen in. Onderlinge verhoudingen kunnen het werk bemoeilijken: wie rapporteert aan wie? Hoe zwaar weegt de autoriteit van een departementshoofd door bij de implementatie van een verandering? Zeker als je als process owner van een proces dat over de grenzen van een afdeling gaat zelf in een van de bewuste afdelingen zit, kan het moeilijk zijn om van iedereen het mandaat te krijgen. Veel hangt daar van de cultuur binnen de organisatie zelf af, en ook binnen de afdelingen waar soms andere dynamieken heersen. Dat in rekening brengen, de mogelijke moeilijkheden benoemen en aanpakken, is eigenlijk al een oefening op zich. Een heel waardevolle bovendien.

Onze trainingen voor process owners

Het loont de moeite om binnen je organisatie even stil te staan bij de rol van je process owners. Hebben die nood aan meer inzicht in hun rol, of kan de aflijning ervan wat strakker? Zowel voor de startende als de onderlegde process owner bieden we trainingen aan:

• Office game: dit simulatiespel focust op bewustwording van processen en vormt een eerste introductie op process ownership.
• Process ownership: tijdens een in house training duiken we met je process owners diep in hun rollen en verantwoordelijkheden. De training passen we aan het niveau van de process owners in je organisatie aan.
• BPMN: je leert om zelf je proces in kaart te brengen met behulp van deze internationale standaard modelleertaal.